Quais empresas são obrigadas a utilizar o certificado digital

Os certificados digitais surgiram para tornar a rotina corporativa mais prática, menos burocrática e proporcionar mais segurança para o empreendedor no ambiente digital. 

Não dá para negar que os avanços tecnológicos mudaram a forma como as pessoas trabalham. Diversas atividades que antes eram manuais, atualmente são feitas rapidamente pela internet.

Pense que antigamente havia um profissional para entregar correspondências dentro das organizações, outro para levar documentos de um lugar ao outro, como os office boys, entre outros exemplos.

Tudo isso é feito em apenas alguns cliques agora, seja por e-mail, aplicativos de conversa ou qualquer outra ferramenta de comunicação. Hoje, é impossível pensar em um ambiente de trabalho 100% manual, sem o uso de tecnologias para nada.

O fato é que junto com esse avanço tecnológico e mudança dos processos corporativos veio a insegurança digital. Ou seja, a falta de proteção de dados, vulnerabilidade de informações e muito mais.

Por isso, surgiu a necessidade dos certificados digitais, ferramentas responsáveis por identificar pessoas físicas e jurídicas no ambiente digital. Muitas empresas e até mesmo pessoas físicas já consideram o uso dessas certificações.

Outras já usam e recomendam muito. Contudo, o que muitos não sabem é que em alguns casos, esses certificados são obrigatórios. Existem segmentos empresariais que precisam da certificação digital para que possam realizar suas principais atividades.

Sendo assim, mais do que uma ferramenta para otimizar as atividades do dia a dia, os certificados passam a ser soluções importantes para se comunicarem com órgãos públicos e continuarem funcionando da melhor forma possível.

É realmente algo mais sério do que muitos pensam. Portanto, a seguir, explicaremos o que são os certificados digitais, quais suas aplicações e benefícios para as empresas. 

Além disso, abordaremos quais os segmentos empresariais que precisam desses certificados, isto é, são obrigados a usá-los durante a rotina de trabalho. Para saber de tudo isso e muito mais, continue lendo este conteúdo.

Certificados digitais: o que são? Quando são obrigatórios?

Os certificados digitais são documentos eletrônicos, os quais identificam pessoas físicas e jurídicas no ambiente digital. Como dissemos, eles surgiram para dar mais segurança às operações realizadas pela internet. 

Basicamente, eles representam os documentos físicos. São as versões online dessas documentações. O e-CPF, por exemplo, substitui o CPF físico nas operações feitas pela internet.

Então, as certificações digitais têm como objetivo, da mesma forma que os documentos físicos só que em outro ambiente, para que as empresas e pessoas físicas sejam reconhecidas digitalmente e todas as suas ações na internet tenham validade jurídica.

Elas podem ser usadas de diversas formas, como no acesso à plataformas do governo, envio de informações importantes, entre outras ações. A principal delas, a mais importante para essas certificações, é a assinatura digital.

Os certificados garantem segurança e validade para todo documento que é assinado digitalmente por meio deles – o que é muito importante para garantir que é aquela pessoa mesmo que está assinando o documento e ter como comprovar legalmente essa ação.

Exemplo: quando um contrato é assinado digitalmente por qualquer ferramenta, é possível que ele não tenha validade jurídica. Agora, quando o documento é assinado por meio dos certificados digitais, os quais reconhecem quem realmente está assinando,  a assinatura é vista como legítima, da mesma forma que com os documentos físicos.

Quando os certificados digitais deixam de ser uma alternativa para as empresas e passam a ser obrigatórios?

Como falamos, não são todas as empresas que têm a obrigação de usar esse documento, em grande parte, o uso das certificações é puramente opcional, tendo em vista tantos benefícios.

Contudo, em alguns casos, esse uso deixa de ser uma opção e passa a ser uma exigência. Um exemplo disso é a obrigatoriedade de certificações digitais para a emissão de nota fiscal. 

Quem quer ou precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica, mesmo nos casos de MEI (Microempreendedor Individual) ou Simples Nacional, precisam das certificações digitais. 

Nestes casos, o certificado funciona como a assinatura eletrônica que comprova a validade do documento fiscal, o que é muito importante para as empresas e o controle por parte dos órgãos reguladores.

As certificações também são exigidas para a emissão da NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor). Além disso, toda empresa que tem mais de cinco colaboradores deve, obrigatoriamente, ter um Certificado Digital, mesmo aquelas que estão no programa do Simples Nacional.

Assim como para declarar a Relação Anual de Informações Sociais, ou RAIS, e outras informações dos colaboradores ao governo. Os certificados digitais passam a ser obrigatórios em diversos casos, o ideal é pesquisar de acordo com o serviço da sua empresa.

No geral, essas aplicações obrigatórias são as mais comuns e que mais confundem as pessoas. Mas, é claro, é sempre bom estudar as normas e leis vigentes sobre a sua área de atuação.

Mesmo se não for obrigatório para o seu caso, vale a pena ter um certificado digital para otimizar os processos, dar mais segurança aos empreendedores e aumentar a produtividade das equipes.

Quais empresas são obrigadas a utilizar o certificado digital