Ideal é manter em ordem todas as informações, objetivos e materiais utilizados no dia a dia
Organização é peça-chave para mais produtividade no trabalho, segundo a Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH). Para evitar que a falta de planejamento afete negativamente o desempenho do trabalhador, o ideal é manter em ordem todas as informações, objetivos e materiais utilizados no dia a dia. Dessa forma, é possível garantir eficácia, otimização na execução de tarefas e motivação para as atividades laborais.
Como mencionado pela ABRH, manter em ordem o ambiente de trabalho é o ponto de partida para melhorar a rotina profissional. Nesse sentido, a Associação orienta que alguns passos iniciais sejam seguidos, como descartar o desnecessário, verificando papéis ou itens que não estão sendo usados. A dica é não hesitar em repassá-los ou jogá-los fora, para que apenas o essencial permaneça no ambiente do colaborador.
A ABRH ressalta, ainda, que “funcionários organizados conseguem desenvolver funções com mais eficiência e são bem-vistos pelas companhias, pois geram melhores resultados sem desperdiçar tempo”. Assim, vale apostar em estratégias como fazer mapa mental, elaborar diagramas e listar tarefas em ordem de prioridade.
A organização do ambiente importa
De acordo com a Aspec Informática, empresa que atua no desenvolvimento de sistemas para o setor público, a desorganização do ambiente de trabalho é um erro recorrente que atrapalha processos internos. A falta de ordem, nesse sentido, gera atrasos e situações que prejudicam o desempenho do trabalhador e da companhia por inteiro.
Para a ABRH, sistematizar o ambiente de trabalho é uma forma de manter a concentração e desbloquear a criatividade. Portanto, vale deixar poucos objetos por perto e liberar espaços para tornar o local visualmente mais agradável.
Saber exatamente onde os materiais estão também é indicado, pois economiza tempo no momento de usá-los. Nesse sentido, é importante reservar espaços para documentos, canetas, pastas e outros itens do ofício.
Agendas (físicas ou virtuais) são ferramentas úteis para anotar os prazos de execução de projetos e os compromissos do dia. Usar marca-textos e canetas coloridas, por exemplo, é uma opção para destacar as obrigações.
Gerenciamento de tempo e de tarefas
No livro “Mantra da Produtividade — aprimore sua produtividade com técnicas de foco e organização pessoal”, o engenheiro de software e agile coach Dionatan Moura aborda métodos para melhorar o desempenho por meio do foco e da organização pessoal.
Segundo a publicação, alguns fatores que atrapalham o rendimento são distrações, interferências, cansaço, desmotivação, ausência de metas, multitarefas e falta de organização. Para alcançar a produtividade, o autor aborda quatro grandes gestões: de tempo, tarefas, energia e de hábitos.
Na gestão de tempo, Moura menciona o método Pomodoro, técnica desenvolvida em 1980 por Francesco Cirillo. Para manter a produtividade e o foco, ele utilizou um timer de cozinha em formato de tomate (“pomodoro”, em italiano) que girava por cinco minutos.
O nome “pomodoro”, portanto, é dado ao período de 25 minutos no qual se realiza apenas uma tarefa por vez, evitando ao máximo distrações. A cada pomodoro realizado, é preciso fazer uma pausa de 5 minutos. A cada quatro pomodoros, o indicado é fazer um intervalo de até 30 minutos. Essa é uma forma de evitar a procrastinação nos estudos, pesquisas e trabalho.
Já a gestão de tarefas permite definir técnicas para metas, prioridades e estratégias para realizá-las. O indivíduo pode utilizar uma agenda para anotações e definição das atividades prioritárias para cada dia da semana, por exemplo.
A gestão de energia, por sua vez, administra as energias física e mental. Portanto, aposte em pausas, alongamentos, exercícios físicos e alimentação saudável. Por fim, a gestão de hábitos ajuda a criar uma rotina produtiva a partir da adoção e da junção dos três passos já mencionados.