Viagens corporativas também demandam planejamento

Empresa que adere a viagens corporativas precisa estar bem preparada para lidar com todas as despesas e possíveis imprevistos

Com grande parte da população imunizada contra o novo coronavírus, as viagens corporativas voltam à rotina das corporações. Segundo o relatório Business Travel Trends for 2022 feito pela BDC Travel, haverá um crescimento de 25% do faturamento no setor de viagens corporativas mundiais em 2022.

Em março de 2022, as viagens a negócios renderam faturamento de R$ 869 milhões ao turismo brasileiro, ficando apenas 2% abaixo da marca do mesmo período de 2019, antes do início da pandemia. Os dados são da Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp).

Planejamento é a palavra de ordem para empresas que precisam realizar viagens a negócios. Escolher corretamente as passagens aéreas, garantir a segurança e conforto dos funcionários e evitar prejuízos para a companhia são desafios para os gestores.

Faça uma busca para encontrar os melhores preços

Para enviar um funcionário ou uma equipe a eventos corporativos, é preciso ter atenção a série de fatores. Um deles é a passagem aérea que, dependendo do destino, pode ter o valor mais altos da lista, mas quando bem estudada, tem preço mais acessível.

Antes de comprar as passagens, é importante verificar a disponibilidade dos funcionários em relação às datas e horários. A dica para encontrar bilhetes mais em conta é pesquisar com antecedência nos sites das companhias aéreas.

Em alguns casos, pode ser interessante encurtar ou prolongar as datas da viagem corporativa para obter uma economia maior. Optar por datas flexíveis permite também incluir novos roteiros no local de destino. Além disso, pode-se escolher voos com mais escalas, pois eles costumam ser mais baratos.

Outra dica para economizar é utilizar o sistema de milhas, um serviço oferecido por instituições bancárias por meio dos cartões de crédito ou outros serviços de fidelidade. Os pontos obtidos nas compras podem ser trocados por passagens aéreas.

Analise todas as opções de hospedagem

A hospedagem é importante para garantir que os colaboradores possam estar confortáveis e dispostos para os dias do evento corporativo. É essencial que esse ponto, assim como as passagens aéreas, seja visto com antecedência.

Além de verificar os preços das estadias e a qualidade de acomodação, a empresa deve checar a localização dos hotéis em relação ao local do evento. Quando a hospedagem é próxima ao compromisso, por exemplo, há economia no transporte.

O ideal é optar por um hotel ou similar que ofereça uma boa experiência e conforto para os colaboradores. É possível encontrar boas estruturas com preços atrativos na internet em plataformas de hospedagens.

Tenha atenção ao transporte

Caso a acomodação escolhida não seja próxima do evento corporativo, é preciso pensar no deslocamento. Definir esse ponto ajuda a evitar atrasos e ainda garante que os colaboradores cheguem ao local em segurança.

Sabendo a hospedagem, é possível estimar o tempo e os valores gastos no transporte. Para ter uma ideia do percurso, pode ser interessante checar as rotas disponíveis no Google Maps e no Waze, por exemplo, que mostram o tempo de deslocamento de um local a outro.

É possível utilizar também um serviço de transporte individual corporativo ou alugar um veículo, dependendo da quantidade de funcionários e do orçamento disponível.

Organize um roteiro

Se o motivo da viagem for a participação em um evento corporativo, pode-se esperar por palestras, feiras e apresentações que abrangem diferentes mercados e áreas. Para dar um norte aos colaboradores, a empresa pode montar uma espécie de roteiro.

Esse documento servirá como um guia para que o funcionário saiba quais são suas obrigações no evento. Ele pode prever também momentos para o colaborador fazer seu próprio itinerário para conhecer a cidade.

Se prepare para os possíveis imprevistos

Planejar uma viagem corporativa é essencial para qualquer empresa. Embora o roteiro esteja todo desenhado e a marca tenha detalhado seus aspectos, também é importante pensar nos imprevistos que podem surgir.

Para isso, é indispensável separar um valor para despesas extras e emergências. Gastos médicos, novas rotas de transporte e custos mediante furtos de equipamentos ou documentos são alguns imprevistos que podem demandar um orçamento mais alto.

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