Aprenda como planejar um grande evento com sucesso com 4 passos práticos para que você organize um evento dos sonhos
Preparar um evento é sempre um enorme desafio: são diversos os fatores envolvidos no processo. É necessário organizar muitos fornecedores, determinar uma logística eficaz e, claro, satisfazer os convidados.
E sabe qual é questão que mais espanta os organizadores? Responder a pergunta: como planejar um evento de êxito?
Exatamente por isso, o planejamento de eventos é fundamental para qualquer organizador. Afinal, essa é uma forma de diminuir as possíveis adversidades, melhorar os processos e assegurar os melhores resultados.
Mas quando nos referimos a eventos de grande porte – com muitos dias de duração, muitos ambientes e temas, para muitas pessoas -, o desafio é ainda maior.
É preciso ter muita dedicação e organização para garantir que tudo seja de acordo com o previsto. Dessa forma, possuir uma equipe qualificada e de confiança, pode fazer todo a diferença.
Neste artigo vamos analisar o passo a passo para o planejamento de um grande evento, observando tudo que requer um cuidado especial e que deve ser analisado, acompanhado e definido pelo responsável.
Como organizar um evento: 4 passos incríveis para fazer um grande evento com êxito!
1. Estabeleça objetivos e metas
Além de tudo que foi citado no início do texto, é essencial entender que o planejamento inicia com muita antecedência:
- Traçar metas;
- Antecipar-se para definir datas;
- Alinhar prazos com os mais diversos fornecedores.
Tudo isso é decisivo para que, no dia do evento, as coisas aconteçam como você planejou e como os convidados anseiam.
Vamos, então, analisar quais são os passos essenciais do planejamento de eventos, passando pela organização, pela relevância de priorizar questões determinantes como locais e data, passando pela estratégia e muitos mais.
2. Cuide dos seus fornecedores
Outro ponto essencial para a estratégia de um evento de êxito é a relação com os fornecedores do seu evento.
Afinal, o evento só vai ocorrer como o planejado se cada um dos fornecedores contratos realizar a sua parte e oferecer o seu serviço ou produto dentro das condições acordadas, dentro do prazo e com qualidade.
Por esse motivo, dedique um tempo na procura dos melhores fornecedores e tenha uma boa relação com eles.
Sem dúvidas, é muito mais proveitoso ter uma lista limitada com fornecedores de qualidade e confiança, que já entendem suas exigências, do que uma grande lista de empresas com quem você se sente satisfeito em trabalhar.
- Seja transparente em relação ao que você espera;
- Apresente os objetivos do evento aos seus fornecedores;
- Negocie prazos e condições adequadas às suas possibilidades.
Não permita que o fornecedor trabalhe sem fiscalização ou com dúvidas em questão do evento – a comunicação é uma das principais ferramentas de um produtor.
3. Saiba planejar e organizar
As possibilidades de êxito de um evento planejado em caráter de emergência são muito menores do que quando se tem um prazo agradável para atenta-se em cada detalhe.
É evidente que essa não é uma obrigação: quem lida com eventos necessita estar a postos para saber como planejar um evento sempre que preciso – o que, muitas vezes, pode significar poucas horas.
Contudo, pensando no caso ideal, nada melhor do que uma organização e o calendário para auxiliar você. Por isso, que tal realizar um prognóstico anual daqueles eventos que sempre refazem, planejando sua rotina de trabalho para que eles consigam ser feitos com o prazo que merecem?
Para os eventos pontuais, que são determinados conforme casos ou demandas específicas tente sempre guardar um bom prazo de segurança. Determine um número de dias que seja considerável para:
- Divulgar o seu evento;
- Contatar e negociar com fornecedores;
- Constatar-se de que está tudo funcionando.
Não tem um prazo padrão para organizar ou planejar um evento. Tudo está associado com o porte, o número de convidados e com a circunstância.
O mais importante é entender os seus propósitos e atuar com base nisso, pensando sempre que a divulgação é uma das partes mais importantes – ela necessita de tempo para que funcione!
Não deixe de realizar o controle de acesso ao público com pulseiras de identificação, ingresso ou outros meios.
4. Não permita que nada fique para última hora.
- Negociar condições com fornecedores em caráter de urgência;
- Tomar decisões de última hora;
- Convidar os participantes faltando poucos dias para o evento ou fazer a divulgação de última hora.
Todas essas ações que devem ser evitadas a qualquer custo.
Um evento de êxito está profundamente associado à competência de planejamento e à antecedência das decisões. Assim fica muito mais simples ter convicção de que todos os elementos estão de acordo com o esperado.
Com prazo a possibilidade de negociar melhores circunstancia com os fornecedores e dedicar tempo na preparação de uma estratégia de divulgação eficaz e bem trabalhada. Em suma, o tempo é um dos maiores aliados no planejamento de um evento.