Videoconferência: qual a melhor ferramenta para não passar aperto?

Tudo arrumado e de repente um barulho indesejado atrapalha a reunião. E se sua internet de baixa velocidade acaba causando um atraso no áudio e até mesmo queda do link. Esses são problemas que podem ocorrer se não planejar de forma certa uma videoconferência. Que tal seguir alguns passos para que tudo ocorra dentro do planejado.

Videoconferência

Com a evolução constante dos recursos tecnológicos fazer uma reunião por videoconferência é mais fácil do que se possa imaginar. Então antes de marcar uma é indispensável ter sempre em mãos um checklist eficiente.

Vale lembrar que é essencial, independentemente da qualidade dos equipamentos e softwares que usar, ter uma conexão com uma internet rápida para não comprometer a qualidade da sua reunião por videoconferência.

Cuidados básicos para videoconferência


Planejar a pauta da reunião e avisar a todas as pessoas que irão participar da videoconferência é o primeiro passo. Com isso, elas poderão estudar os temas. Divida o assunto principal em tópicos com estimativa de quanto tempo será gasto em cada um deles. Sendo assim, a discussão será mais dinâmica e produtiva.

Coloque proteção acústica na sala de conferência. Isso controla o barulho indesejado e evita ruídos durante a conversa. Antes de iniciar, teste o áudio perguntando aos participantes se eles podem escutá-lo com clareza.

Faça ajustes na iluminação no ambiente e opte por um local com poucas janelas. Caso não seja possível utilize cortinas ou persianas para diminuir a incidência de luz.

Nem sempre as videoconferências ocorrem em seu espaço de trabalho. Evite que a chamada de vídeo capture elementos que possam causar distração. É aconselhável não participar da reunião na cama, ter cuidado para não ter uma mesa bagunçada e evitar locais com muito barulho. Enfim, evite distrações para não passar a sensação de falta de foco.

Não é apenas com o ambiente que você deve se preocupar. Por exemplo, quem trabalha em home office e costuma não se vestir “tradicionalmente” para um dia de trabalho. Durante a videoconferência, vista-se como você se vestiria normalmente se fosse trabalhar na empresa.

É importante causar aquela boa impressão que você gostaria de causar, caso estivesse frente a frente com seus interlocutores.

Evite comer ou beber nas videoconferências. Quando você não estiver com a palavra é adequado silenciar o microfone. 

Plataformas de transmissão online


Não esqueça de testar a conexão banda larga antes de uma videoconferência. Planeje com antecedência o número de computadores conectados e faça testes para avaliar a velocidade da internet.

Por isso, certifique-se de que a infraestrutura de rede consegue sustentar com a quantidade de informações que são enviadas e recebidas. A videoconferência exige um grande potencial de envio e recebimento de dados.

Sem uma internet rápida, você pode passar por situações como telas congeladas, áudio atrasado em relação ao vídeo, e vice-versa, e quedas de link.

Reavaliar a estrutura do WAN (Wide Area Network), que é responsável pelas transmissões de longa distância, é indispensável. A velocidade e a eficiência com que seus dados circulam pela rede influenciam diretamente na percepção positiva dos envolvidos.

Preocupe-se também com segurança de dados quando necessário e invista em criptografia.

O ideal é que os participantes da videoconferência utilizem a mesma plataforma de transmissão online para realizar as conversas. Os mais relevantes são: Skype, Google Hangout e Appear.in.

Os computadores escolhidos devem ter os aplicativos necessários e compatíveis com os arquivos trocados nas plataformas de videoconferência. Como por exemplo: PowerPoint; Word; WinRAR,  Excel e criador de slideshow.

Os benefícios da videoconferência


A tecnologia da videoconferência está transformando a maneira como organizações se comunicam. Hoje está na educação, na administração pública, na saúde e até mesmo nas audiências judiciais. A videoconferência traz a ideia de presença, de simultaneidade e dinamismo.

A ferramenta da videoconferência trouxe benefícios em diversas áreas das organizações. O uso dela reduziu drasticamente o desperdício de recursos com viagens. Outro ponto também foi o aumento da produtividade. Devido à capacidade de interação em tempo real, evita a perda de tempo causados por trocas de e-mails ou longas chamadas telefônicas.

O uso da videoconferência traz melhoria na comunicação, porque ajuda os gestores a se aproximarem dos diferentes departamentos, podendo assim compartilhar sua visão e suas expectativas com todos.

Além do mais, estende os contatos para além da empresa, fortalecendo relacionamentos com parceiros, clientes e acionistas.

A videoconferência permite a possibilidade de gravar e arquivar reuniões, conversas ou o compartilhamento de melhores práticas que servem como estímulo ao conhecimento, ou seja, as gravações de encontros ou outros eventos podem inclusive ser aproveitadas como ferramentas de treinamento.

A mobilidade é outro ponto positivo. A videoconferência permite o funcionamento da empresa mesmo fora do seu local ou dos horários normais de trabalho. As categorias mais conhecidas dessa modalidade são o home office e o trabalho freelancer.

Fluxo de informações e diminuição da burocracia


Os gargalos no fluxo das informações causam falhas no processo da organização. Com o uso da videoconferência se permite utilizar imagens, gráficos, áudios e vídeos a fim de facilitar a participação de mais de uma pessoa, mesmo que geograficamente distante. Sendo assim possibilita o compartilhamento de informações mais precisas, agilizando o fluxo de dados.

Aquelas horas perdidas para marcar uma reunião com todos os colaboradores podem ser evitadas com a videoconferência. Por exemplo, se um colaborador não pode comparecer ao trabalho, a empresa não precisa mais cancelar uma reunião agendada. Basta a presença dele on-line.

Após essas dicas de uso da ferramenta de videoconferência agora é se preparar, antecipadamente, para não passar aperto.
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